Baza wiedzy

Jak prowadzić studio w FitBooku

Instrukcje krok po kroku ze zrzutami z panelu. Bez żargonu, bez odsyłania do pomocy technicznej.

Pierwsze kroki

Od założenia konta do pierwszej rezerwacji.

Pierwsze kroki - od konta do pierwszej rezerwacji

Cztery rzeczy, bez których profil nie zbierze rezerwacji. Zajmują kwadrans.

6 min czytania

Profil studia - co widzi klient

Jak wygląda Wasza strona w FitBooku i co decyduje o tym, czy ktoś kliknie „Rezerwuj".

3 min czytania

Codzienna praca

Kalendarz, grafik, odprawa klientów.

Kalendarz i rezerwacje

Potwierdzanie, dodawanie wizyt z ręki, odwoływanie i cofanie pomyłek.

5 min czytania

Grafik, godziny i urlopy

Kiedy można u Was rezerwować - godziny studia, osobne grafiki trenerów, dni wolne.

5 min czytania

Odprawa klienta i obecność

Skanowanie kodu, zameldowanie z ręki, nieobecności i wejścia schodzące z karnetu.

4 min czytania

Ochrona małoletnich - co musicie mieć na papierze

Standardy, sprawdzona kadra i rejestr zgłoszeń. Obowiązek od lutego 2024, kary do 10 000 zł.

5 min czytania

Dzieci na koncie rodzica

Dziecko nie zakłada konta. Zapisuje je opiekun i to do niego idą wszystkie wiadomości.

3 min czytania

Karty zawodników - żeby badanie nie wygasło w piątek wieczorem

Waga, stopień, badania, licencja i ubezpieczenie z terminami. Jedna lista mówi, co się kończy.

4 min czytania

Oferta i sprzedaż

Usługi, zajęcia grupowe, karnety, kupony.

Usługi - co można u Was zarezerwować

Nazwa, czas, cena i kilka ustawień, które rozwiązują typowe problemy z grafikiem.

4 min czytania

Zajęcia grupowe o stałych godzinach

Wtorkowa joga o 18:00 na dwanaście osób - wpisujecie raz, terminy tworzą się same.

5 min czytania

Stałe rezerwacje: „chodzę co wtorek"

Kursant deklaruje raz, system zapisuje go na kolejne terminy sam.

3 min czytania

Zawieszanie karnetów

Wyjazd albo kontuzja. Klient dostaje z powrotem czas, nie pieniądze.

3 min czytania

Karnet-umowa: odnawia się sam

Klient płaci co miesiąc, dopóki nie wypowie. Koniec z przypominaniem o przedłużeniu.

5 min czytania

Vouchery i sprzedaż przy ladzie

Karta podarunkowa z kodem oraz zapisanie pieniędzy wziętych od kogoś, kogo nie ma w bazie.

5 min czytania

Karty sportowe

MultiSport, Medicover i reszta: zapisanie wejścia w sekundę i gotowe rozliczenie na koniec miesiąca.

4 min czytania

Lista rezerwowa

Zajęcia pełne, ktoś odwołuje - kolejny wchodzi sam, bez telefonu do recepcji.

3 min czytania

Karnety

Dwa rodzaje, sprzedaż przy ladzie i online, wejścia schodzące przy odprawie.

4 min czytania

Kupony rabatowe

Kod na pierwszą wizytę, akcję świąteczną albo przeprosiny za odwołane zajęcia.

3 min czytania

Pieniądze

Płatności online, kaucje, rozliczenia i faktury.

Nieobecności: opłata i blokada zapisów

Kto się zapisał i nie przyszedł, zabrał miejsce komuś, kto by przyszedł. Da się to rozliczyć.

4 min czytania

Płatności online

Klient płaci kartą, BLIK-iem albo Apple Pay, a pieniądze idą prosto na Wasze konto.

6 min czytania

Kaucje zwrotne

Zabezpieczenie na wypadek nieobecności - pobranie, potrącenie i zwrot.

5 min czytania

Abonament, faktury i raporty finansowe

Za co płacicie nam, co dostajecie na papierze i gdzie sprawdzić przychód.

4 min czytania

Kontakt z klientami

Wiadomości, SMS-y, opinie, konsultacje wideo.

Wiadomości do klientów

Rozmowa przy kartotece zamiast trzech komunikatorów i zeszytu.

3 min czytania

Powiadomienia SMS

Przypomnienia o wizycie, potwierdzenia i kody - kiedy wychodzą i ile kosztują.

3 min czytania

Automaty komunikacji

Kończący się karnet, klient po przerwie, urodziny - wiadomość wychodzi sama, w dniu, w którym ma znaczenie.

5 min czytania

Tagi i kampanie

Etykiety na kartotece, a na nich jednorazowa wiadomość do wybranej grupy.

4 min czytania

Opinie klientów

Skąd się biorą, czego z nimi nie da się zrobić i dlaczego to dobrze.

3 min czytania

Konsultacje wideo i notatki z sesji

Rozmowa z klientem bez zewnętrznych narzędzi, z notatką, która zostaje w kartotece.

3 min czytania

Rozwój studia

Widget, aplikacje, raporty, zespół, integracje.

Rezerwacja na Waszej własnej stronie

Widget do wklejenia albo gotowa podstrona w Waszych kolorach.

4 min czytania

Aplikacje na telefon

FitBook Studio dla Was i FitBook dla klientów - co robi która.

4 min czytania

Klienci i kartoteka

Historia wizyt, karnety, notatki i zakładanie konta komuś, kto go nie ma.

4 min czytania

Zespół

Trenerzy, ich zdjęcia, osobne grafiki i przypisywanie do wizyt.

3 min czytania

Raporty studia

Ile wpłynęło, kto przychodzi i kiedy, w dowolnym okresie i w porównaniu z poprzednim.

5 min czytania

Raport trenera

Ile kto przepracował w miesiącu i ile mu się należy - policzone, nie przepisane z kalendarza.

4 min czytania

Integracje z innymi narzędziami

Kalendarz Google, webhooki do Zapiera i plany dietetyczne BestCalories.

4 min czytania

Zdjęcia studia i galeria

Co widać w wynikach wyszukiwania i dlaczego jedno zdjęcie robi różnicę.

2 min czytania

Dane klientów i bezpieczeństwo

Kto ma dostęp do czego, co zapisujemy i jak to wygląda od strony RODO.

4 min czytania

Kiedy coś nie działa

Objaw, przyczyna i co kliknąć.

Nie widać nas w wyszukiwarce

Najczęstsza przyczyna to jeden niepotwierdzony kanał kontaktu.

3 min czytania

Klient mówi, że nie może zarezerwować

Cztery powody, dla których przycisk nie działa albo nie ma wolnych godzin.

4 min czytania

Nie dostaję powiadomień o rezerwacjach

Gdzie sprawdzić i co najczęściej jest przyczyną.

3 min czytania

Pomyłki i jak je cofnąć

Co da się odkręcić samemu, a co wymaga kontaktu z nami.

4 min czytania

Gotowe przebiegi

Sytuacja z recepcji i kolejność klikania. Bez teorii.

Zaczynamy prowadzić zajęcia dla dzieci

Do tej pory były same grupy dorosłych, od września ruszają zajęcia dla dzieci.

  1. 1Ludzie → Ochrona małoletnich: spiszcie standardy i kliknijcie „Opublikuj".
  2. 2Na tej samej stronie dopiszcie każdego trenera i pomocnika, z datą sprawdzenia w rejestrze sprawców.
  3. 3Uzupełnijcie zaświadczenia z KRK i oświadczenia - lista braków u góry pokazuje, czego jeszcze nie ma.
  4. 4Powiedzcie rodzicom, żeby dopisali dzieci w swoim koncie: Konto → Podopieczni.
  5. 5Jeśli klub startuje w zawodach, załóżcie karty zawodników i wpiszcie terminy badań.

Nowy klient przychodzi pierwszy raz

Ktoś wchodzi z ulicy i chce spróbować.

  1. 1Klienci → „Dodaj klienta". Imię, telefon, e-mail.
  2. 2Kalendarz → „Dodaj wizytę" na dziś, wybierając tę osobę.
  3. 3Po treningu: Obecność → zamelduj. Wizyta zmienia się na zrealizowaną.
  4. 4Oferta → Karnety, jeśli kupuje karnet. Wejścia zaczną schodzić od następnej wizyty.
  5. 5Na jego adres poszło zaproszenie - po kliknięciu klient zobaczy tę historię u siebie.

Klient nie przyszedł i nie uprzedził

Godzina przepadła, trener czekał.

  1. 1Obecność → przy nazwisku oznaczcie nieobecność.
  2. 2Zdecydujcie, czy nieobecność zabiera wejście z karnetu.
  3. 3Jeśli klient ma kaucję, zaznaczcie „potrąć też z kaucji" i podajcie kwotę.
  4. 4Ślad zostaje w kartotece - przy trzeciej z rzędu warto zadzwonić.

Odwołujecie jedne zajęcia grupowe

Prowadząca zachorowała, wtorkowy pilates odpada - ale tylko ten jeden.

  1. 1Oferta → Zajęcia grupowe → „Najbliższe terminy".
  2. 2Przy właściwej dacie kliknijcie „Odwołaj".
  3. 3Zapisani dostają powiadomienie automatycznie.
  4. 4Reszta cyklu zostaje nietknięta - w przyszłym tygodniu zajęcia odbędą się normalnie.
  5. 5Jeśli ktoś zapłacił z góry: Płatności online → zwrot przy tym zamówieniu.

Wyjeżdżacie na dwa tygodnie

Studio zamknięte od 1 do 14 sierpnia.

  1. 1Grafik → zamknięcie całego studia, zakres dat od 1 do 14 sierpnia.
  2. 2Kalendarz → sprawdźcie te dni i odwołajcie wizyty, które ktoś zarezerwował wcześniej.
  3. 3Zajęcia grupowe → odwołajcie terminy wypadające w tym czasie.
  4. 4Warto wysłać wiadomość do klientów z aktywnym karnetem - wiedzą, kiedy wracacie.

Klient chce zwrot za karnet

Kupił online, wykorzystał dwa wejścia z ośmiu, przeprowadza się.

  1. 1Kasa → Płatności online → znajdźcie zamówienie.
  2. 2Zwrot częściowy na kwotę, na którą się umówiliście.
  3. 3Pieniądze wracają tą samą drogą - klient nie podaje numeru konta.
  4. 4Karnety → dezaktywujcie karnet, żeby pozostałe wejścia nie zeszły.

Chcecie zbierać rezerwacje z własnej strony

Macie stronę na WordPressie i nie chcecie wysyłać z niej ludzi gdzie indziej.

  1. 1Rozwój → Widget na stronę.
  2. 2Ustawcie kolor i nagłówek, żeby pasował do strony.
  3. 3Skopiujcie kod i wklejcie w miejscu, gdzie ma się pojawić formularz.
  4. 4Nie chcecie ruszać kodu? Skopiujcie sam adres podstrony i wstawcie zwykły odsyłacz.

Klient przychodzi z voucherem

Dostał od kogoś kartę podarunkową i chce za nią kupić karnet.

  1. 1Oferta → Vouchery → wpiszcie kod w pole „Sprawdź kod". Zobaczycie, ile jest na nim środków i do kiedy jest ważny.
  2. 2Kasa → Sprzedaż przy ladzie. Wybierzcie, co sprzedajecie, i wpiszcie pełną kwotę.
  3. 3Forma płatności „Voucher", wpiszcie kod. System zdejmie tyle, ile na nim jest.
  4. 4Gdy voucher nie pokrywa całości, weźcie resztę i zapiszcie ją jako drugą sprzedaż.
  5. 5Ta transakcja nie powiększy utargu dnia - pieniądze wpłynęły w dniu sprzedaży vouchera.
  6. 6Jeśli klient dzwoni zamiast przyjść: przy voucherze pokrywającym CAŁĄ cenę karnetu odbierze go sam w aplikacji, w kroku zakupu. Wy zobaczycie realizację na liście voucherów.

Ktoś wchodzi na kartę MultiSport

Klient pokazuje kartę partnerską zamiast płacić.

  1. 1Kasa → Karty sportowe. Za pierwszym razem ustawcie operatora i stawkę w „Operatorzy i stawki".
  2. 2Wybierzcie operatora, wskażcie klienta (albo wpiszcie imię i nazwisko) i numer karty.
  3. 3Numer zapamiętamy - przy następnym wejściu podpowiemy go sami.
  4. 4Drugie wejście tej samej osoby tego samego dnia zostanie zablokowane. Operator i tak zapłaci za jedno.
  5. 5Na koniec miesiąca ten sam ekran pokazuje sumę do zafakturowania i listę imienną do załącznika.

Zmieniacie godziny i trzeba o tym powiedzieć

Od poniedziałku otwieracie godzinę wcześniej.

  1. 1Ludzie → Kampanie → „Nowa kampania".
  2. 2W „Do kogo" wybierzcie, kogo to dotyczy - na przykład tylko osoby z ważnym karnetem.
  3. 3Popatrzcie na licznik pod filtrem. To jest liczba osób, które dostaną wiadomość.
  4. 4Napiszcie treść i wyślijcie próbną do siebie. Sprawdźcie, jak wygląda w skrzynce.
  5. 5„Wyślij" - okno jeszcze raz poda liczbę odbiorców. Tego nie da się cofnąć.

Podsumowujecie miesiąc

Pierwszy dzień miesiąca, chcecie wiedzieć, jak poszedł poprzedni i wysłać liczby księgowej.

  1. 1Rozwój → Raporty → „Poprzedni miesiąc". Porównanie z miesiącem wcześniej jest włączone od razu.
  2. 2Żółta ramka „wizyt czeka na odhaczenie"? Najpierw Obecność, inaczej frekwencja wyjdzie zawyżona.
  3. 3Chcecie zobaczyć jednego trenera albo jedną usługę? Wybierzcie filtr. Przychód liczy wtedy tylko wpłaty za wizyty, bez karnetów.
  4. 4„CSV" pobiera podsumowanie i dzień po dniu, gotowe do otwarcia w Excelu.
  5. 5Link z paska adresu prowadzi do tego samego raportu. Wystarczy go wkleić wspólnikowi.

Rozliczacie trenerów na koniec miesiąca

Trzeba policzyć, komu ile zapłacić za ostatni miesiąc.

  1. 1Rozwój → Raport trenera. Wybierzcie miesiąc.
  2. 2Za pierwszym razem ustawcie przy każdym zasadę: procent od wartości, stawka za wizytę albo za zajęcia.
  3. 3Kolumna „Wartość wg cennika" to NIE jest utarg - wizyty z karnetu nie mają własnej wpłaty.
  4. 4Ikona dokumentu otwiera rozpiskę dzień po dniu. Pokażcie ją trenerowi, gdy nie zgadza się z liczbą.

Klient prosi o zawieszenie karnetu

Wyjeżdża na trzy tygodnie i nie chce stracić ważności.

  1. 1Ustawienia → Zawieszanie karnetów. Musi być włączone, z limitem dni i najkrótszym zawieszeniem.
  2. 2Karnety → przy kliencie wskażcie zakres dat zawieszenia.
  3. 3Data ważności przesuwa się od razu, a nie po powrocie - klient musi zobaczyć nową datę w chwili, w której zawiesza.
  4. 4Przy karnecie-umowie wstrzymujemy też kolejne opłaty.
  5. 5Nie chcecie o tym rozmawiać za każdym razem? Włączcie „Klient może zawiesić sam" - zrobi to z aplikacji, w Waszych granicach limitu i najkrótszego okresu.

Klient pisze, że system nie pozwala mu się zapisać

Dostał odmowę i nie wie, co z tym zrobić.

  1. 1Zapytajcie, co dokładnie pisze - odmowa ZAWSZE podaje powód, a każdy powód ma inne wyjście.
  2. 2„Uzupełnij imię i potwierdź numer": klient robi to sam w aplikacji, przyciskiem na ekranie odmowy. Najczęściej dotyczy kont z logowaniem przez Apple.
  3. 3„Masz do wyrównania X zł": to Wasza blokada z Ustawienia → Nieobecności. Klient widzi kwotę i wyciąg, ale zapłacić może tylko u Was - odnotujcie wpłatę w kartotece, zapisy odblokują się same.
  4. 4„Studio nie przyjmuje jeszcze rezerwacji": brakuje potwierdzonego numeru telefonu studia. Ustawienia → Dane studia.
  5. 5Jeśli komunikat nie pasuje do żadnego z tych trzech, to jest błąd po naszej stronie i chcemy o nim wiedzieć.

Przenosicie się z zeszytu albo arkusza

Macie sześćdziesięciu stałych klientów i nie chcecie zaczynać od zera.

  1. 1Zacznijcie od usług i godzin - bez nich nie ma czego rezerwować.
  2. 2Klienci → dodawajcie osoby z ręki: imię, telefon, e-mail. Każdy dostanie zaproszenie.
  3. 3Karnety → wpiszcie wykupione karnety z liczbą pozostałych wejść, żeby stan się zgadzał.
  4. 4Przez pierwsze tygodnie prowadźcie oba równolegle. Zeszyt zostawia się wtedy, gdy przestaje być potrzebny, a nie w dniu startu.
  5. 5Wyślijcie krótką wiadomość do klientów: gdzie teraz rezerwują i że karnet działa jak wcześniej.

Trener odchodzi z zespołu

Ktoś kończy współpracę, a ma wpisane wizyty na dwa tygodnie do przodu.

  1. 1Kalendarz → przejrzyjcie jego wizyty i przepiszcie je na inną osobę albo odwołajcie.
  2. 2Zajęcia grupowe → jeśli prowadzi cykle, zmieńcie prowadzącego albo wyłączcie cykl.
  3. 3Grafik → wyzerujcie jego godziny, żeby nikt nie zarezerwował na przyszłość.
  4. 4Zespół → dopiero teraz ustawcie go jako nieaktywnego. W odwrotnej kolejności zostają wizyty bez opiekuna.

Podnosicie ceny

Od pierwszego przyszłego miesiąca trening kosztuje 170 zamiast 150.

  1. 1Usługi → zmieńcie cenę. Obowiązuje od tej chwili dla nowych rezerwacji.
  2. 2Wizyty już opłacone zostają rozliczone po starej cenie - nikomu nie dopłacacie ani nie dopisujecie.
  3. 3Karnety → nowa cena karnetu nie zmienia karnetów już wykupionych.
  4. 4Wyślijcie wiadomość z wyprzedzeniem. Podwyżka odkryta przy ladzie kosztuje więcej niż sama podwyżka.

Klient prosi o fakturę

Kupił karnet online i potrzebuje faktury na firmę.

  1. 1Fakturę wystawiacie Wy - przy płatnościach online to studio jest sprzedawcą.
  2. 2Płatności online → znajdźcie zamówienie, żeby mieć kwotę i datę.
  3. 3Faktury w panelu FitBooka dotyczą naszego abonamentu i prowizji, nie sprzedaży klientowi.
  4. 4Dane do faktury klienta bierzecie od niego - my ich nie zbieramy.

Nie ma tego, czego szukacie?

Napiszcie wprost, czego brakuje. Odpowiadamy na maile i dopisujemy brakujące poradniki - ta strona rośnie z Waszych pytań.

[email protected]